ChecklisteBad. Schachverband e. V.
Bernd Walther,
Landesturnierleiter (LTL)
Badische Schachkongress (Bad. Einzel-Meisterschaft)
Der badische Schachkongress ist eine Traditionsveranstaltung und wird bereits ein knappes Jahrhundert lang durchgeführt. Es ist ein Treffpunkt, an dem sich badische Spieler gemeinsam an einem Ort zusammenfinden, um Ihren Meister zu finden und um eine große Schach-Familie darzustellen.
Checkliste
Diese Checkliste beschreibt, was zur Durchführung eines
Bad. Schachkongresses benötigt wird.
Sie gibt wichtige Hinweise und Anregungen für den ausrichtenden
Verein.
Grundvoraussetzungen
Der ausrichtende Verein sollte bereits vor der Bewerbung überprüfen, ob er folgende Grundvoraussetzungen erfüllen kann:
Die Bewerbung sollte 3 Jahre vorher an den Landesturnierleiter des BSV gerichtet werden. Der LTL überprüft dann mit Präsidiumsmitgliedern, ob die Grundvoraussetzungen erfüllt sind, besichtigt die Turnieranlagen und führt mit der Vereinsführung eine Besprechung durch. Das Präsidium entscheidet daraufhin über die Vergabe etwa 2 Jahre vor Kongressbeginn.
Die Mitglieder sollten frühzeitig auf das Großereignis vorbereitet und zur Mitarbeit motiviert werden. Wir empfehlen, einen Organisationsleiter zu berufen und Arbeitsgruppen mit entsprechender Arbeitsverteilung zu bilden; z.B.:
Gruppe 1: Turnierleitung
Turnierbetrieb, Schachmaterial,
Schachuhren, Partieformulare, Urkunden, Auslosung,
Tabellen, Ergebnisdienst
Gruppe 2: Kongressleitung
Kongressheft, Werbung, Hallen,
Rahmenprogramm, Quartierfrage, Preise,
Bewirtschaftungsbetrieb
Empfehlung:
Die Ausschüsse sollten regelmäßig zur
Kongressvorbereitung tagen; der ausrichtende Verein
sollte sich mit mehreren Ausrichtern früherer Jahre
ausführlich unterhalten; einige Spieler des
ausrichtenden Vereins sollten am Kongress der Vorjahre
teilnehmen.
Vorbereitung der Bevölkerung auf die Großveranstaltung durch regelmäßige Presseberichterstattung; frühzeitige Kontaktaufnahme mit der Gastronomie; Hinweise auf den Schachkongress in überregionalen Schachzeitungen, z. B.: "Rochade" usw.; Rundschreiben an Bezirksleiter und Bezirksspielleiter.
Presse / Rundfunk / Fernsehen
Die regionalen und überregionalen Medien
sowie die Schach-Presse sollten nicht nur während des
Kongresses, sondern schon im Vorfeld miteinbezogen
werden. Hierzu ist eine Pressekonferenz wenige Tage vor
Kongressbeginn zu empfehlen. In der Vorbereitungszeit und
in der Kongresswoche sollte regelmäßig und aktuell
berichtet werden. In Frage kommende Medien:
Örtliche Mitteilungsblätter, Anzeigenblätter, Tageszeitungen, Schach-Presse, Rundfunkanstalten, regionale Fernsehsender. Der ausrichtende Verein setzt sich bitte mit dem Verbandspressewart wegen der Pressebearbeitung in Verbindung.
Jeder Ausrichter sollte sich zuvor die Unterstützung der Kommune sichern. Günstig ist, wenn der Bürgermeister die Schirmherrschaft übernimmt. Für die Begrüßung durch den Schirmherrn (oder einen Vertreter der Stadt bzw. Gemeinde) ist ein Vormittag zu wählen, an dem alle Spieler im Turniersaal sind. Die Partien werden zu diesem Zweck ca. ¼ Stunde später begonnen.
Der Kongress wird in der Regel in den Osterferien ausgetragen werden, in seltenen Fällen auch an Pfingsten.
Dauer: 9 Tage Beginn: Freitag vor dem Feiertag (1. Runde 15.00 Uhr) Ende: Samstag nach dem Feiertag (letzte Runde 8.00 Uhr, Abschlussabend ca. 19.00 Uhr)
Das Kongressheft umfasst mindestens:
Die Texte zu den mit "x" gekennzeichneten Punkten werden dem ausrichtenden Verein durch den Präsidenten und LTL des BSV zugesandt (bis Mitte September des Vorjahres, nach Absprache auch früher). Die Druckfahne des Kongressheftes ist dem Präsidium rechtzeitig zur Durchsicht vorzulegen.
Zusätzliche Inhaltsmöglichkeiten des Kongressheftes:
Versand der Kongresshefte:
Erste Hälfte im Januar; die Versandanschriften (Adressaufkleber) mit Hinweisen auf die Stückzahlen werden vom Verband zur Verfügung gestellt.
Übernachtungsmöglichkeiten (Hotels, Gasthöfe, Privatquartiere, Ferienwohnungen, Jugendherbergen) sowie die Konditionen (EZ, DZ, Dusche, WC, Frühstück, Preis) rechtzeitig (9 Monate vorher) erkunden. Etwa 50% der Teilnehmer bucht Zimmer. Besonders begehrt sind Jugendhäuser, Ferienwohnungen, Campingplätze, Privatquartiere, Einzelzimmer. Die Belegung vollzieht sich von unten nach oben d.h., zunächst die preisgünstigsten, dann die teureren usw. Mit einer geringen Anzahl Abbestellungen bereits bestellter Betten muss gerechnet werden. Für die meisten Schachspieler steht der niedrigste Preis im Vordergrund.
Auftretende mögliche Schwierigkeiten:
Die meisten wollen nur Einzelzimmer; viele wollen nicht mehr als 25,- bis 30,- Euro je Bett und Tag ausgeben; manche bestellen doppelt, wobei die preiswertere Unterkunft angenommen, die etwas teurere wieder abbestellt wird.
Bei der Tagung des Präsidiums vor Ort (9 Monate vor dem Kongress) bespricht der LTL mit den Vereinsvertretern den Bestuhlungsplan und den Standort der Bühne. Die Wegweisungen in der Halle, die Beschriftungen, die Fahne stellt der BSV zur Verfügung.
Am Kongress können auch blinde oder sehbehinderte Spieler teilnehmen. Für jeden solchen Spieler ist ein separater Tisch zu reservieren, der etwas abseits gelegen ist, damit sich der Spieler nicht durch die Stuhlreihen zwängen muss. Außerdem braucht er mehr Platz auf dem Tisch, da mitunter ein zustäzliches Steckbrett aufgebaut wird. Bei der Auslosung muss berücksichtigt werden, daß ein solcher Spieler immer am gleichen Tisch sitzt.
Turnierleitung: Landesturnierleiter 6 Turnier-Assistenten, davon:
(am Abend des Blitzturniers, ca. 20.00 Uhr; am letzten Spieltag ca. 13.00 Uhr zum Beschriften der Urkunden)
zum Erstellen des Kongressbulletins (etwa 200 Exemplare mit je 10 Seiten) mit allen Abschlusstabellen; am letzten Spieltag ab 13.00 Uhr.
Turnierdurchführung, erforderliche Materialien
Vorbereitung Vormonat
Klärung Farbgebung für Turniere
Vorbereitung Vorwoche
Liste mit Telefon-Nummern (Festnetz + ggf. Handy) von Verantwortlichen, Helfern, Polizei, Krankenwagen etc.
Vorbereitung Vortag
Richten Ablagekasten "Zeitnot" mit Zeitnot-Liste, Zeitnot-Formularen, Kartons
Ausdruck Liste "Spieler fehlt in Runde"
Ausdruck Liste "offene Punkte"
Ausdruck Liste "Schiedsrichter-Entscheidungen"
Aufgrund des engen Turnierzeitplanes lassen sich die Teilnehmer nur für wenige Angebote begeistern.
Problemschachwettbewerb, Weinprobe, Ausflugsfahrt an einem Nachmittag, Schiff- oder Bootsfahrt, Stadtführung, Schachbriefmarkenausstellung, Schachcomputerausstellung, Simultanschach.
Das offene Kongress-Blitzturnier findet montags statt. Anmeldeschluss: 14.30 Uhr. Gruppeneinteilung und Beginn: 15.00 Uhr, Einsatz: 5,- Euro. Ende des Blitzturniers: ca. 22.00 Uhr mit gleichzeitiger Siegerehrung für die Teilnehmer des Blitzturniers. Voraussichtliche Teilnehmerzahl: ca. 250 in 20 Gruppen In der Tages- und Schach-Presse und im Kongressheft sollte für das Blitzturnier ausreichend Werbung gemacht werden.
Das Blitzen ist ansonsten im Turniersaal nicht erlaubt; der ausrichtende Verein sollte hierfür einen anderen geeigneten, nahe gelegenen Raum zur Verfügung stellen können. Schachuhr und Schachspiel werden nur gegen Hinterlegung einer Kaution oder des Passes ausgegeben. Dadurch gibt es keine Fehlbestände.
Bei einer zu erwartenden Teilnehmerzahl von 300 Teilnehmern wird folgende Preisgestaltung vorgeschlagen:
Der Verein sollte den Bewirtschaftungsbetrieb möglichst in Eigenregie durchführen. Zwar erfordert dieser Betrieb an das Personal hohe, stressige Anforderungen, insbesondere um die Mittagszeit, doch erhält der Verein hiermit für seine großen Bemühungen wenigstens eine recht gute finanzielle Entschädigung. Die Theke sollte nicht innerhalb des Turniersaals platziert sein (große Unruhe!). Als Service empfehlen wir leicht rollende Servierwagen.
Das Bulletin umfasst auf 10 Seiten alle Abschlusstabellen (ca. 18). Es kann am letzten Spieltag ab 13.00 Uhr in Angriff genommen werden. Bis auf 1-2 Rundenturniere werden die Abschlusstabellen durch den Computer ausgedruckt. Für die Herstellung der 200 Bulletins per Kopierer benötigt man 2 Helfer. Die Urkunden können das jeweilige, zu wählende Motiv des Badischen Kongresses enthalten. Die Anzahl der Urkunden richtet sich nach der Anzahl der Preisträger. Für die Eintragung der Urkunden benötigt man möglichst auch 2 Schriftenmaler.
Es wird empfohlen, den Abschlussabend mit Siegerehrung so zu arrangieren, dass er von möglichst vielen Teilnehmern besucht wird. Die Beiträge des Unterhaltungsprogramms sollten möglichst ansprechend sein und sich mit den Siegerehrungen abwechseln.
Es wird etwa 5-6 Gruppen von Siegerehrungen geben. Der Ablauf und die Zusammenstellung des Abends sollten rechtzeitig (bis Di./Mi. der Turnierwoche) mit dem Landesturnierleiter abgesprochen werden. Der Abschlussspieltag ist der Tag, der mit den meisten Arbeiten verbunden ist: Spielbetrieb, Abschlusstabellen, Bulletins, Urkunden, Aufbau der Preis, Siegerehrung, Abschlussabend, Bewirtschaftung und einiges mehr. Hierauf sollte sich der ausrichtende Verein einstellen und genügend Helfer bereitstellen. Es sollten alle dazu beitragen, durch die Gestaltung des Abends zu erreichen, dass möglichst viele Teilnehmer an ihm teilnehmen. Der Abschlussabend sollte einen Höhepunkt darstellen und einen Schlusspunkt setzen, der allen Teilnehmern in bester Erinnerung bleibt.
Stand vom Sonntag, 13. Februar 2004, erstellt von Bernd Walther